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Quick Tips – 28 Novembre 2011

Controllare con la tastiera Word

Nella finestra di dialogo Stampa, accessibile anche con Ctrl+P, selezionare la voce Assegnazioni tasti nella lista a discesa accanto a Stampa di: per visualizzare una panoramica delle combinazioni di tasti supportate.

Dividere il tempo in minuti

Per dividere il tempo nel calendario di Outlook in modo più dettagliato, fare doppio clic sulla linea temporale e selezionare l’unità di misura desiderata.

Utilizzare tabelle all’interno di altre tabelle

Usare la combinazione di tasti Ctrl+Tab invece del solito Tab per creare tabelle all’interno di tabelle in Word.

 

Eseguire il backup delle mail e dei contatti di Microsoft Outlook

Quando dobbiamo formattare il pc il primo pensiero va alla posta elettronica che dobbiamo salvare. Perderò tutti i miei contatti e il mio calendario? No, con i nostri consigli no. Vediamo come fare.

Salviamo e-mail, contatti, calendari etc:

Tutti questi dati si trovano in una cartella del vostro computer. Dove si trova la cartella incriminata? Segui il percorso

file > gestione file di dati  —– > strumenti > opzioni > configurazione della posta > file di dati

la parte che ci interessa è Cartelle Personali . Ora con un doppio click siamo pronti per memorizzare il percorso dove salvare tutti i dati che ci servono. Il file che si salverà sarà un file Outlook.pst
Quando avrete formattato il pc e reinstallato sul vostro pc Outlook, copiate il file salvato in precedenza e copiatelo nella cartella dove l’avete estratto.

Salvare tutte le email di Outlook

Ecco il procedimento, piuttosto semplice, per fare un backup di tutte le email di Outlook in pochi passi:

–          Per prima cosa aprite Esplora risorse (Start / Tutti i programmi / Accessori / Esplora risorse)

–          Nel menù di Esplora risorse, selezionate: Strumenti / Opzioni cartella / Visualizzazione / e spuntate  “visualizza cartelle e file nascosti”

–          Sempre in Esplora risorse andare in  Risorse del Computer

C:\Documents and Settings\nome attuale utente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Identities\{serie di numeri}\Microsoft\Outlook Express

oppure in (dipende dalla versione di Win XP che avete):
C:\Documents and Settings\nome attuale utente\Local Settings\Application Data\Identities\{serie di numeri}\Microsoft\Outlook Express

In questa cartella “Outlook Express” potete trovare tutte le cartelle di Outlook Express (in formato .dbx; quindi “posta in arrivo.dbx” , “posta in uscita.dbx” , ecc).

Copiate tutti questi file “.dbx” su un CD o floppy o, nel caso in cui desideriate spostare le mail in un altro PC, copiarli sempre in C:\Documents and Settings\nome attuale utente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Identities\{serie di numeri}\Microsoft\Outlook Express

Importare i contatti in Outlook da Excel

Importare i contatti in Outlook da Excel è una delle possibilità messe a disposizione dal programma.

Per importare i contatti in Outlook è necessario eseguire le seguenti operazioni, il requisito è quello di avere un file excel in cui sono presenti i contatti.

-Accedere al menu File di Outlook e selezionare Importa e esporta.
-Selezionare Importa dati da altri programmi o file in Importa File e cliccare Avanti.
-Selezionare Microsoft Excel nella sezione Selezionare il tipo di file da importare e cliccare Avanti.
-Selezionare il file da importare e clicccare Ok.
-Selezionare la cartella Contatti e cliccare Avanti.
-Eseguire la mappatura tra i campi del file e quelli di Outlook.
Per eseguire la mappatura bisogna trasciari i campi presenti nel file Excel a quelli corrispondenti in Outlook.
-Cliccare Ok
-Cliccare Fine.

Al termine di questa procedura, i contatti presenti nel file Excel vengono importati in Outlook e sono disponibili all’interno del programma.

Recuperare la password di un file PST – PstPassword


Outlook offre la possibilità di proteggere gli archivi salvati in file PST con una password in modo da limitare l’accesso a questi.

Nel caso ci si dimentichi la password impostata sull’archivio PST è possibile utilizzare PstPassword per recuperarla.
Si tratta di un’applicazione gratuita che permette di recuperare in modo semplice e veloce la password di un file PST.

Quello che bisogna fare è avviare il programma e specificare i file pst, le password saranno mostrate nell’interfaccia.

Bisogna ricordare che il sistema di crittografia utilizzato da Outlook per proteggiee i file pst è piuttosto debole e per ogni password che si imposta ne esisteranno tre che possono aprire l’archivio.

Rimuovere file pst duplicati da Outlook – PST Ghostbuster


Microsoft Outlook è il programma di posta più utilizzato in ambito aziendale, un problema che gli utenti possono riscontrare è la presenza di file pst duplicati.
Quando si verifica questo problema può non essere semplice eliminare il file duplicato visto che quando si tenta di eseguire l’operazione spesso vengono mostrati errori di vario tipo.

PST Ghostbuster è un programma gratuito che permette di rimuovere automaticamente i file pst duplicati da un profilo di Microsoft Outlook.
L’utilizzo è piuttosto semplice, come prima cosa bisogna selezionare il profilo in cui si è riscontrato il problema.
Fatto questo è possibile cliccare il pulsante Check in modo che l’applicazione esegua una scansione del profilo, al termine di questa operazione vengono mostrati eventuali file pst duplicati e cliccando il pulsante Repair è possibile risolvere il problema.

PST Ghostbuster non richiede l’installazione e risulta compatibile con tutte le versioni di Microsoft Outlook.

Rimuovere gli elementi duplicati in Outlook


La presenza di mail duplicate in Outlook può essere dovuta a diverse cause come errori in fase di ricezione o importazione da un altro programma.

Gli elementi duplicati causano confusione e occupano spazio inutile quindi è bene cancellarli.

Outlook Duplicate Items Remover è un programma gratis che permette di cancellare gli elementi duplicati, l’applicazione analizza la mail, i contatti, gli appuntamenti e le attività e individua quelli che sono duplicati e li sposta nella cartella ODIR_duplicate.

outlookduplicateitemremover

Si tratta di uno strumento che può risultare quindi utile in alcune situazioni.

Per scaricare Outlook Duplicate items Remover clicca qui.

Postbox, in arrivo la versione definitiva

untitled1E’ ufficiale. Sta per uscire la versione 1.0 di Postbox, versione che a quanto pare sarà a pagamento.

Postbox è un client di posta elettronica basato sul motore  di Thunderbird, il progetto open source di Mozilla, ed evolutosi grazie a un gruppo di sviluppatori che facevano parte del progetto e non accettavano, loro malgrado, che tutti gli sforzi dei team fossero concentrati su Firefox e non sulla promettente alternativa a Outlook e compagni.

Postbox è invece un prodotto promettente in quanto permette di controllare appuntamenti, contatti, mail tutto in un unica finestra, proprio come avviene con Outlook.

Non a caso il progetto ha raccolto subito molti consensi, i quali hanno spinto gli sviluppatori a lavorare alla versione finale. Si è giunti, così, a questa versione nuova di zecca, disponibili per Windows e Mac OSX, la quale sembra molto più funzionale rispetto a  Thunderbird, sebbene questa nuova versione sarà a pagamento, con una formula basata su licenze singole e multiutente, con aggiornamenti rilasciati costantemente e la garanzia del continuo sviluppo del prodotto.

Una licenza “personale” di Postbox 1.0 costerà 39,95 dollari (29,95 con lo sconto), permetterà di installare Postbox su tutti i propri computer (a casa, in ufficio, sul portatile, sul netbook, ecc.) e varrà esclusivamente per la versione 1.0 del programma e relativi aggiornamenti. Opzionalmente con l’aggiunta di 19,95 dollari (9,95 con lo sconto) è possibile acquistare la formula Family Pack che consente di estendere l’installazione per altre 5 persone, sempre con la possibilità di installarla su più computer. Ultima opzione è la Lifetime Upgrade che con ulteriori 24,95 dollari (19,95 con lo sconto) vi lega a Postbox per sempre, anche con le versioni 2.0, 3.0, ecc.

Quando sarà disponibile tutto questo? Al momento Postbox Inc. non si sbilancia sulla data di lancio, ma è già possibile dal sito ufficiale acquistare la licenza a prezzo scontato. Naturalmente, per i più curiosi, è inoltre possibile scaricare l’ultima versione beta di Postbox 1.0